مفاهیم کاربردی حساب های تفصیلی

حساب های تفضیلی چیست؟

برای رسیدن به اطلاعات مالی دقیق و شفاف سازمان نیازمند وجود جزییات ریز و دسته بندی شده هر حسابی‌ست.

حساب تفضیلی حسابی‌ست که وظیفه آن دسته بندی و طبقه بندی ثبت های پایین ترین سطوح حسابداری‌ست.

به عنوان مثال اگر شما انباری داشته باشید:

حساب بانک انبار به عنوان حساب کل در نظر گرفته میشود

نام بانک های مورد نظر که انبار ما به آن متصل است به عنوان حساب معین در نظر میشود.

و در آخر اگر از شعبه های مختلف یک بانک که در حساب معین آن ها را تعریف کردیم، استفاده کنیم هر شعبه را به عنوان یک حساب تفضیلی ثبت میکنیم.

هر حسابی که در هر شعبه از هر بانک باز میکنیم به عنوان یک حساب تفضیلی سطح یک/دو و... قرار میگیرد.

مثال دقیق تر انبار شما در بانک صادرات در شعبه 06 حساب جاری باز کرده است، سطوح آن چنین در نظر گرفته میشود.

حساب کل: حساب بانک

حساب معین: بانک صادرات

حساب تفضیلی: شعبه06

حساب تفضیلی سطح یک: حساب جاری

حساب های تفصیلی

کاربران برای انتخاب نرم افزار حسابداری، همواره به دنبال کارایی راحت تر و دریافت گزارشات مالی بیشتر هستید. در تمامی نرم افزار های حسابداری، کدینگ حساب ها یکی از مهم ترین بخش های نرم افزار محسوب می شود. در بخش کدینگ حساب ها، معمولا شلوغ ترین و پر حجم ترین بخش حساب ها، حساب های تفصیلی می باشد.
کاربران در کدینگ حسابداری با بیشترین بخشی که در ارتباط هستند بخش حساب های تفصیلی است. حسابهای تفصیلی به عنوان سطوح پایینی کدینگ حسابداری استفاده می شوند، به طور مثال حساب های تفصیلی برای اشخاص، حسابهای بانکی و ... استفاده می شوند. بررسی و کنترل این حساب ها به صورت تفکیکی و تجمیعی برای کاربر اهمیت بسیار بالایی دارد.
این حساب ها به دو صورت کلی در سیستم های حسابداری تعریف می شوند
1- تفصیلی ساده یا غیر شناور
2- تفصیلی شناور یا واحد

تفصیلی ساده یا غیر شناور

تفصیلی ساده به عنوان ساده ترین راه حل در تعریف کدینگ حسابداری شناخته می شود، به این صورت که حساب تفصیلی در زیر یک حساب معین تعریف می شود و ارتباطی با سایر حساب های معین دیگر ندارد.
از محاسن این سیستم ثبت راحت اسناد و عدم به وجود آمدن خطای انسانی در هنگام ثبت سند می شود.
اما در این سیستم برای یک شخص حساب های تفصیلی متعددی به وجود می آید، به این صورت که اگر شخص به عنوان سهام دار از کارکنان شرکت هم باشد، نیاز به تعریف دو حساب تفصیلی هستیم که یک حساب تفصیلی او را به عنوان سهامدار و در حساب دیگر او را به عنوان پرسنل معرفی کنیم!!. در این سیستم گزارش گیری تجمیعی به سختی صورت می گیرد.

تفصیلی شناور یا واحد

تفصیلی شناور به صورت مجزا در سیستم های حسابداری تعریف می شوند. در این سیستم هر شخص دارای یک حساب تفصیلی واحد می باشد.
از محاسن این سیستم قابلیت گزارش گیری تجمیعی و تفکیکی است و همچنین کاهش تعداد کدینگ حسابداری است.
از معایب این روش نیز می توان به مقدار خیلی کمی پیچیدگی در کدینگ حساب و همچنین بروز خطا در هنگام ثبت سند، اشاره کرد.در هنگام سند زدن در این سیستم امکان دارد حساب های تفصیلی در زیر حساب های معین اشتباه ثبت شود.

تفصیلی شناور در سامانه حسابداری داده ایلیا

در سامانه حسابداری ایلیا به صورت کلی از سیستم تفصیلی شناور استفاده شده است. اما کاربران این امکان را هم دارند که زیر حساب های معین به سادگی حساب تفصیلی را به صورت مستقیم تعریف نمایند.
برای عدم بروز خطا در هنگام سند زدن، حساب های تفصیلی شناور به صورت کلی در قالب گروه تفصیلی یا به صورت موردی باید به حساب های معین ارتباط داده شوند. در این روش صرفا حساب های تفصیلی مشخصی برای یک معین خاص می تواند استفاده شود.

لینک مرتبط: نرم افزار حسابداری تحت وب ایلیاسیستم